邹鑫(小强):统计分析时间日志的三种方式

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记录和分析时间日志是调整行动、提高效率最基础的方法之一。我观察到的记录时间日志的方法不外乎两种:

1.柳比歇夫记录法:当行动切换的时候,记录下上个行动所花费的时长,比如:正在写报告,被叫去开会,这时候用7秒记录下刚才写报告花了多少时间,开会回来后继续写报告。

2.表格记录法:提前打印好每隔30分钟一个时间段的表格,然后设置一个周期闹钟提醒,每隔30分钟提醒你写一下刚才那30分钟里都做了些什么。我个人更加习惯用柳比歇夫的方式,然后又在这个基础上发展出三种写时间日志的方式。

这些方式不仅仅为你分析时间黑洞提供帮助,还为你平衡自己的时间花费提供参考。

为了方便理解,我这里用一个案例进行说明。(用的是柳比歇夫记录法,感谢Yuki提供。)

接下来看看用其他的记录方法会呈现怎样不同的结果(都是按我个人的理解来演示的,欢迎拍砖):

时间投资统计法

这是我在Twinsenwu那里看到的方法,他是这方面的专家。

在书中,作者声称除去睡眠时间,剩下四类时间可以设目标为:消费时间33%,投资时间22%,浪费时间6%,消耗时间6%。这个目标有一定的合理性,完全可以作为初始的设定去努力接近。定义上,消费时间定义为重要且有时间期限的事务,比如工作相关的讨论;投资时间定义为能为将来节约时间或者提高单位时间价值的行为,如读书;浪费时间定义为紧急度高不得不做却缺乏价值的事情,比如通勤;消耗时间则是纯粹消磨的时间。具体描述可以参考《时间投资法》第82~86页的内容。

用这种方法统计出来的结果应该如下图所示:

消费37%,投资17%,浪费5%,消耗8%(这位同学还算不错哦!)

按这种方法写时间日志我有几点收获:

1.重要的是要有分类标准:授人以鱼不如授人以渔,其实每个人都可以做出自己的分类,只要你有分类的标准和目的,比如说时间投资记录法里,分类的标准其实就是重要和紧急程度的四象限,没错,传说中的四象限法则!它的目的是让你用“投资”的眼光去看待时间,所以叫“时间投资记录法”:消费、投资、浪费、消耗,其实就是重要而且紧急,重要不紧急,紧急不重要,不重要不紧急。这样的话就把四象限方法和时间记录打通了!

2.对事情分类是你对这件事情的投射:“休息并吃自己带的饼干”,你说是投资,还是消费,还是浪费,还是消耗呢?其实都对,也都不对,和心理测试一样,这是你内心对这件事情的投射,同样的事情,有些人觉得是投资,有些人觉得是浪费,不影响统计结果,但会影响后续的行动,比如当作投资的人,就会把这件事坚持下来,当作浪费的人,就会放弃。

3.记录次数越多,标准越明确:可能你这一次把“休息并吃自己带的饼干”当作投资,下一次又当作浪费,不要惊慌,在不同的情境和心态下,得到不一样的结果,这很正常。随着记录的次数越多,投射会越清晰,最终就会坚定地把这件事进行归类。这让我想到了“时间是检验真理的唯一标准”。

4.小心投资的风险:比如说,“看电子书”应该算是一种脑力投资吧?可是如果只要有空,不分情境地看电子书,那就是“把鸡蛋放在一个篮子里”,是很危险的投资,想想看,如果把所有的业余时间都投入到同一件事情上,是一种痴迷,也会让生活单一化,我还是认同罗素的一句话:“参差多态乃幸福本源。”

本来想一次写完三种记录时间日志的方式,没想到光第一种就占用了这么多的精力和篇幅,我还是分成三篇吧,大家不累,我也不累。

上面介绍的是“时间投资统计法”,现在我来介绍一下“生命轮统计法”。

生命轮不是指你身体里的脉轮,而是一种强调平衡经营人生的方式。一共分为八个方面,对应着你的八种需求(因人而异):

  • 家庭:和家人在一起,或为家人服务的时间
  • 人际:主动地和朋友见面,建立和增进联系
  • 事业:包括工作或自己想做的,可以称之为事业的事情
  • 财富:理财、创建被动收入系统,等等
  • 健康:锻炼身体、调节饮食等
  • 心智成长:学习新技能、读书、参加课程
  • 灵性:禅修、冥想、皈依、修行
  • 贡献:自我价值的实现,包括微梦想、公益活动等

最佳状态应该是均衡,这个均衡不仅仅是投入时间精力的均衡,也是评估结果的均衡。比如你在事业方面投入的时间和精力过大,那么就会忽略其他方面,比如家庭和健康,那么你的人生就会失衡,时间也没有最大化地利用。

还是用之前Yuki的案例好了:

为每一条记录打上八大需求的标签后,用“生命轮统计法”统计的结果应该是:

同样的例子,用时间投资法来看,还算是不错,用生命轮统计法来看,就有点失衡了。

这里是我在实践这种方法的一些感悟:

1.需要长时间记录:从上面的例子可以看出,通常一天的时间记录往往是不平衡的,不过这不能说明你的人生就是不平衡的,通常来讲,记录上一个月的时间日志,才能一目了然地看出你的时间和精力是否均衡地花费了。写一个月很累,所以小强建议用iTimelog2之类的软件来记录。

2.利用生命轮制作年度计划:其实小强一直都是这么做的,每天的晨间日记实际上就是按照生命轮的方式去写,制作年度计划的时候,也会用九宫格的方式写出每一个方面想要做的事情,然后再把它们落实到具体的时间计划中去。

3.一件事打一个标签:用这种方法统计时间日志的时候比较容易陷入纠结,比如“公交上遇到同事聊天”这件事到底是人际呢,还是事业呢?这完全看你对他的评估了,但是小强的建议是一件事只打一个标签,否则就会把问题复杂化,也促使你去思考做这件事情的初衷是什么,如果只想要和对方保持事业上的工作关系,那么就是事业,如果还想要更进一步成为好朋友,那就是社交了。

结语:写到这篇文章,我把自己写明白了,记录时间日志其实还是那两种方法:柳比歇夫记录法和时间段记录法(具体参看这篇文章的开头),但是因为我们想要得到的结果不一样,所以有不同的统计分析方法,比如“时间投资统计法”“生命轮统计法”,还有下一篇的“输入输出统计法”。

“时间投资统计法”是鼓励我们把更多的时间拿去投资,而不是消费或浪费,由此产生的行动是多做重要不紧急的事情。

“生命轮统计法”是鼓励我们更加平衡地使用时间,由此产生的行动是“开源节流”。

“输入输出统计法”是鼓励我们知行合一,由此产生的行动是减少听、看的时间,增加说、写的时间。

最后,我要介绍的是“输入输出统计法”。

你有没有这样的感觉:脑袋里每天都塞入很多的信息,但让你在一天结束的时候回忆一下今天都收获了什么,能想起来的却不多。

这些信息都消失了吗?阅读信息的时间浪费掉了吗?我不知道,但有一点可以肯定,大多数人不喜欢这种感觉。我专门请教过在我看来学习力很强的人,我问他:“为什么你学东西那么快,知识积累了那么多?”

他的回答是:“要让知识和经验产生链接,也就是学以致用,最好保持输入和输出的平衡,但不是绝对的相等,输出要更多一些。”

我照此理念来统计我一天的时间支出,输入和输出是否平衡。

所谓输入是指:阅读各种资料、信息,听课学习,思考各种各样的点子和事情,休息或锻炼补充精力。

所谓输出是指:分享自己的信息(群体交流或写作),输出自己的经验(包括给建议、提供协助等),把想到的事情付诸行动。

PS:以上定义都是小强个人观点,大家可以自己定义。

还是用之前Yuki的案例好了:

为每一条记录打上【输入】【输出】的标签之后,统计结果如下:

我自己的平衡标准是:输出:输入=60%:40%。

用这种方法统计之后发现Yuki的输入和输出还算平衡,下面是我在统计过程中的一些经验:

1.宏观和微观统计:大家可以看到,Yuki的统计里是宏观的输入输出,但忽略了一个问题:针对某一个的输入,它是否有输出,比如说:书、豆瓣和微博是输入吧?那么输入的这些信息有没有输出呢?不是转发哦,是和朋友分享或交流,这才是输出和内化,如果没有的话,这就是失衡,当然,这是微观的输入输出平衡。

统计的方法也会不一样:

把今天印象深刻的输入信息列入左边,和别人分享了,或者通过写文章写日记的方式输出了,就打个钩,统计下今天输入信息输出的百分比。

如果你强烈地感觉到接收的信息都没有内化的时候,可以用这种方式统计。

2.输入输出同时都有怎么办:参看这一篇文章里的“对事情分类统计是你的投射”部分,除非你通过练习能够完全做到“空”,否则大脑是一套进化了万年的系统,每时每刻都会有原料输入、输出结果,这不是我们要纠结的问题,时间日志的记录和统计分析,是为了影响你的行动,而不是把记录和统计做到精确无比,这是我个人的观点。

3.GTD的四象限图:如果过于偏重输出这边,充其量会成为一个优秀的执行者(微观管理者),如果过于偏重输入,也就是看很多书,想很多事情,充其量会成为一个杰出的梦想家(空想家),只有输入输出平衡的人,不断地向前走,会成为舰长和指挥官,所以这就是统计输入输出的意义所在。

看了柳比歇夫《奇特的一生》之后,我发现他的“奇特”之处并不在于五十多年对时间的记录,也不在于通过对时间日志的统计分析来指导自己的计划安排,而是“人剑合一”的状态,你如果问他:“您知道吗?您写时间日志超过50年了!”我猜他会回答:“哦?是吗,有这么久啊?”对他来说完全是稀松平常的事情,这也是小强一直跟大家分享的愿景:把时间管理当作生活方式。找到适合自己的时间管理方法,融入到生活方式当中,然后享受它给你带来的丰厚回报吧!

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