战隼:时间统计法的进化之路

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从研究时间管理开始,时间统计法是对我影响特别大、效果最明显的方法之一,分享一下我的时间统计法的进化之路。

进行真实的自我认知

给数以千计的人做过时间管理培训、分享,在各种咨询和反馈过程中,发现大家通常都会高估自己的时间利用率,特别是对自己学习、工作的时间做出误判。多数人基本上会有一种错觉,觉得自己足够努力,表现还行。当你开始记录和统计自己的时间花销之后,才会认识到一天中真正花在有意义事情上的时间少得可怜,一不小心就会浪费很多时间。

不相信的话可以做个小试验:

你认为自己一天平均使用手机多长时间?平均每天解锁了多少次?

找张纸把这两个问题写下来,然后拿起你的手机,可以安装APP对自己手机上的使用时间做一下监控,几天之后看看自己每天在手机上花费了多少时间,关闭朋友圈和微信通知之后再重新统计一下,看看变化。

相应APP:

安卓:24PI。

苹果:Moments,或者点击设置—电池,看看电池百分比下面的电池用量,点击过去24小时,再点一下右侧的时钟标志能立刻看到你昨天手机上各个APP的使用时间,大致计算一下,看看这个时间是否跟你预估的时间有差距。

这只是手机上的,如果你用时间统计法上的方法记录一下真实的时间花销,你会发现一天时间比例会跟你自己想象的时间比例不一样。

如何进行时间记录:

《时间统计法》一书中有详细的要求,每天一小结:记下工作的起讫时间,误差不超过5分钟。

不断看表,无休无止地进行自我工时标定。任何活动:休息、看报、散步,都记下时间,多少小时、多少分钟。小结所用的时间也要记录。他的每篇论文都有时间成本(多年来经常看表的结果,柳比歇夫肯定形成了一种特殊的时间感。借助于一种内在的注意力,感觉得到时间的流逝)。什么都记下起讫时间。

他的日记很简短,只记和自己工作或自身相关的事。国家大事在上面基本没有反映。记录所用语句很短。

每天临睡前进行时间统计。计算时间花在什么地方了,花了多少。最后算出基本消耗时间。每天只合计第一类的工作时间。(他每天的统计、结算,详细到了无情的地步,什么也不隐瞒,什么也不缩小。)每天小结,睡前做纯时间的工作统计、总类统计、分类统计。

计算的是纯时间,即除去工作中的任何间歇。毛时间就是用在这项工作上的所有时间,包括纯时间和休息时间。

在整理以前资源的时候,我无意中找到了2009年某天的时间日志:

6:30 起床、做饭、吃饭,送孩子上幼儿园,上班

8:30 到单位打卡,把笔记本拿出来开机,泡咖啡

8:42 跟同事闲聊花17分钟

9:00-9:40 处理30封邮件,做个列表清单,记录23个待办事项

9:47-10:25 坐车去客户单位,等待开会,调试PPT,等对方领导来开会,其间看看新闻,QQ消息回复

10:30-12:00 开会,向领导汇报前段时间工作,列出待处理的问题,讨论

12:10-13:00 在食堂吃饭,跟客户闲聊

13:20-14:10 回单位,向老板远程汇报工作,老板安排工作任务,讨论

14:30-16:00 写项目文档,准备老板要的相关资料

16:07-16:40 向财务报请假记录,通知行政订机票、宾馆,联系客户确认行程和拜访计划

17:20 整理文档,写工作日记,把没完成的工作整理一下,拿回家继续做

18:10-21:10 到家,做饭、吃饭、收拾房间,陪孩子玩

21:20-22:40 看小说、电影

23:00 继续写文档,做项目计划

0:40 睡觉

当年开始进行时间记录的时候,基本是每隔15、30分钟写下自己在做什么事情,结果发现自认为很忙的工作时间中,有很大一部分都是浪费在一些没有太大价值的事情上,如上网、收邮件、看新闻、开会、写文档、跟同事闲聊,纯粹有效率的工作时间并不多,就像书中所说:“人对于时间这种抽象物质的记忆是完全不可靠的。”

时间花销的记录本身只是一个中性行动,不能激励你,也不会产生焦虑和恐慌,只会让你有个清醒直观的认识,而你本身的态度会让你产生正面或负面的想法。

超越自我的可能

在开始应用时间日志之后,不断去优化时间的使用效率,效果非常明显,从只负责一两个项目到开始负责10多个项目的高级项目经理、部门经理。

这是我在2012年某天的时间日志,当时已经从以小时为单位进化到以分钟为单位:

行程:

沈阳—桂林—南宁两处事项确认、电话

明天行程安排

设备调试

事项:

跟阿信见面,硬件环境测试

完成上月日志

日志:

早5:08 起床,收拾物品、洗漱

6:00-6:40 打车,去KFC吃早餐

6:45-7:14 取机票、行程、安检、上飞机

7:20-9:47 养神10分钟、阅读1小时、电影40分钟沈阳—石家庄文档30分钟(儿童)

9:50-10:31 英语30分钟

10:32-11:21 读完《如何说》,做笔记,考虑如何执行

11:22-11:29 7分钟游戏

11:30-11:43 智阅软件有问题,3分钟一本英文童话

11:44-11:50 Yes, Virginia7分钟25页

11:50-11:58 What Is God Like8分钟40页

11:58-12:09 The Very Special Valentine18页9分钟

12:10-12:22 飞机降落

12:22-12:23 Valentine's Day Words

12:25-12:41 下飞机、取行李、坐大巴

12:41-13:31 大巴到民航酒店,在米粉店等阿信

13:31-13:48 记笔记

13:48-14:38 吃米粉、跟阿信聊天

14:40-14:55 打车、客运站

14:55-15:00 买票、照相、去厕所

15:00-19:45 上车到南宁,3集美剧,2小时;睡觉,40分钟;阅读2小时

19:47-20:00 打车到公务员小区

20:00-20:40 等林健回来,给广源电力徐主任打电话确认行程安排,喝水、上网、整理电话号码

20:40-20:48 上楼,放物品

20:48-21:52 吃饭,然后散步

21:55-22:50 确认环境一切正常、上网、回邮件,整理文档,给手机、平板电脑充电,解决VMware虚拟机使用Mombie问题

22:50 运动、睡觉

在采用这种方法之后,开始了解自己一天中一切有效时间,想尽办法在有效时间中安排更多的事项,最大限度地利用自己的可用时间。

时间统计法本身并没有硬性的要求,可以按自己的要求进行调整分类、记录格式等相关的内容,这种方法的核心内容在于统计和分析,必须要有详细时间记录之后才可以统计时间流向,比较不同的时间阶段,分析时间流向的原因,才能得到清晰的自我认知,总结出自己能力的边界,从而找到适合自己的精力安排方式。

在进行时间花销统计时,大都是使用Excel进行时间的统计和分析,在统计中可以用投入产出比的方法来衡量,每一项的时间是否有效,是否值得。

投入产出比的概念非常简单,就像会计常用的会计分录一样,在某一个分类下分为两项:投入、产出,来判断自己在某一项分类的时间投入是否有必要调整。

比如:我最开始进行时间统计法时发现自己在新闻阅读上花费过多的时间,发现阅读新闻这个分类只是在投入时间,而缺少产出,没有任何回报。就想办法减少在新闻阅读上的时间花销,把节省出来的时间用来进行阅读。而另一个分类开会上的时间花销也过多,而产出很少,就专门花了几十个小时来研究提高会议效果,几个月之后,会议时间这个类别下的时间花销大大减少,而在产出项,会议效果上得到了很大的提升。

XX年XX月:

新闻阅读:

投入:本月31天共花了75小时进行新闻阅读

产出:无

时间统计法相对于其他的时间管理方法,最大的特色是完全根据每个人的实际情况来找到自己的行为模式,从而把时间聚焦于你的能力和目标上,只要长时间使用这种方法,有系统、反思、优化地使用,就可以超过天才,超越自己。

让你距离梦想更近一步

经常有不同的人问我,怎样才能知道自己喜欢什么,最擅长做什么事情。

而时间统计法就是答案之一,不管你是谁,有什么梦想,只要看看你的时间花在哪儿了,就知道你是什么样的人,时间是没办法作假的。

而且时间统计法并不会扼杀灵感,可以用它来最大限度地利用自己的一切可能性。每个人能做的,比他所做的要多得多,我们还没有达到一个人所能够达到的限度的一半,人的精神潜力在很大程度上还原封未动。

我在2011年尝试挑战每天阅读一本书这个习惯,在当年出差200多天的情况下,利用时间统计法来优化自己的时间和效率,完成了不少看上去不可能做到的事情,这是我从2011年年终总结中摘录的一部分内容:

1.2011年计划完成12个习惯,实际完成8个。

2.两个博客更新303篇文章,新增了40万以上的读者。

3.参加17个项目,结项15个,投标11次。

4.从2010年12月18日建立每天读一本书的习惯,进行了379天,看了419本,写了378篇简评,在学习博客上分享了46本书的笔记,笔记博客上分享了16本书的思维导图。

5.影响力在网络上从默默无闻到小有名气,顺便认识了N多牛人。

6.在2011年对时间管理的研究达到一定深度,建立起自己的系统和架构,结交了很多国内时间管理方面的朋友。

7.通过人脉获得了很多新的和潜在的机会,比如可以很容易换个行业,用另一个身份混口饭吃。

8.阅读方法形成体系,不太难懂的畅销书1~3小时搞定,阅读专业书籍的效率比以前提高差不多2成。

9.还有很多潜在的变化,没有办法直接衡量和数字化。比如自律、沟通、写作能力要比以前强了不少。

10.2011年1月1日开始写第二个博客:读书笔记,1年内超过30万人订阅。

11.通过这些阅读,建立或完善了11个子系统的知识框架,这部分没有办法直接衡量。

时间统计法能让你不断地反思和总结自己的时间花销,让你每天都距离梦想和目标更近一步。

时间统计法的缺点

从接触到时间统计法到现在为止,我向数以万计的人推荐过这种方法,但绝大多数人在尝试使用这种方法时都遇到很多问题,导致最终应用这种方法的人比较少。

最常遇到的问题是记录方式的不适应,时间统计法要求能准确记录一个事情的起止时间,看起来很简单,实际上想做到精确地记录很困难,最好一点点优化,从以小时为单位记录开始,自己花了三四年的时间才慢慢习惯下来,在应用这种方法时记录和统计本身都会花上不少的时间,而且在初期需要花上很长时间才能找到适合自己的方式。

好消息是随着科技的发展,可以通过智能手环、智能手机上的APP和PC上的应用软件来半自动地记录和统计时间花销。目前可以通过智能手机APP、智能手环、手表来自动记录睡眠时间、交通时间、每天的步数、地点、运动方式等内容。还可以使用电脑上的应用软件来记录和追踪一下你在电脑上的时间花销、程序运行次数、运行时间等内容。

手机、电脑上的时间记录APP和应用软件推荐

推荐一下手机和电脑上经常用到的各种APP和应用软件名称,大家可以根据自己的需要进行选择。

电脑自动记录推荐应用软件:

PC:Rescue Time、Hronos、manictime

Mac:Timing

手机:手机上可以使用专门的APP来追踪不同APP的使用时间、手机的使用时间、解锁次数等信息。

自动记录推荐APP:

安卓:24PI

苹果:Moments、Moves

手动记录推荐APP:

安卓:Time Meter

苹果:iTimelog2

使用投入产出比来提高生活质量

我在使用时间统计法几年之后,发现这种方法的威力本身非常大,但想让一个普通人立刻习惯使用这种方法会遇到很大的困难和问题,我根据自己的经验并结合其他的时间管理法研究出一套新的方法论,把时间统计法的难度大大降低,只需要关注几个关键类别和节点就能立刻改变和提升生活质量。

时间统计法对所有的时间是一视同仁的,对时间不应当有什么坏的、无用的、多余的时间之类的区分。但不同的时间对不同的人质量也不一样,只要找出一些关键的要素,只需要很少的时间投入就能立刻对个人的情况做出改变。比如,运动就属于一个关键要素,当你每天在运动上花上1小时,持续几个月,这1小时给你带来的回报,会让你的整个生活发生非常大的改变,从注意力到情绪,从身材到行为,想知道这种方法吗?想改变自我,成为一个行动者吗?

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